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消耗しないビジネスチャットとの付き合い方

在宅ワークの急速な普及に伴い注目されるコミュニケーションツールですが、使い方を間違えると時間泥棒、ストレスが溜まる、生産性も下げる最悪のツールになりかねません。僕は特にチャットツールに対して非常に懐疑的な意見を持っていて、これは使い方を本当に気をつけないとダメだなと思っています。

用件から入ろう

同僚からのチャットになんとなく対応していたら、気づけばもう夕方に。しかも自分の仕事は手つかずのままなんて経験はありませんか。

チャットの厄介なところは、うっかりすると自分の時間も同僚の時間もごっそりと奪う時間泥棒ツールになることです。

最悪なのは「すいません」とか「お疲れ様です」みたいな書き出しだけで相手の反応を待ち伏せて、返事があったら面倒な仕事や相談にひきずりこむ蟻地獄タイムの人たちです。

別に挨拶で「お疲れ様です」というのはいいと思うんですが、オフィスと違って相手の様子が見えない分、マナーにも注意が必要だと思います。僕は用件を一番最初のメッセージ自体に含めることを徹底しています。

たとえば

「お疲れ様です。例の件の担当者の名前を教えてください」

「お疲れ様です。〇〇について相談したいので後で15分ほどとれますか?」

という感じです。こうとすると、受け取った側は何を要求されているか一目瞭然ですし、対応するのにどのくらいの時間がかかるのかも前もってわかるのでストレスが軽減されます。いきなり用件から入るのは失礼と思うかもしれませんが、僕は挨拶だけで相手の注意を引こうとするやり方の方がマナー違反だと思っています。

返答を期待しない

チャットはリアルタイムなやり取りができるのがメリットですが、日常的に業務で使う場合には、メールと同様に非同期的なコミュニケーションだと考えた方がよさそうです。すぐに返信が返って来なくて怒るべきではありませんし、すぐに返信しない相手にイライラしても得るものはありません。

チャットはメールと同様で、

相手はすぐには読んでくれない

ヘタしたら埋もれてしまって返信すらもらえない

という前提で送り、返信が返ってきたらラッキーくらいに思っておくと精神衛生上いいと思います。

緊急性の高い用件であれば電話などに切り替えて連絡するようにしましょう。問題がある時に「昨日メールを送ったけど返信がない」なんていうとたいていは怒られます。僕もよく

お前は小学生か?電話の受話器のあげ方を知らないのか?!

なんて怒られたものです…

チャットに関しても同じで、相手が対応してくれることに期待せず、相手を捕まえるための手段の一つくらいに思っておくと精神衛生上いいのかと思います。

相手にオンラインを強要しない環境を目指そう

個人的な考えをいえば、チャットツールは上から号令をかけて義務付けるものではなく、チームごとにベストな運用方法を決めるものだと思っています。

僕はチャットツールが大嫌いなので、必要な時以外は使いませんし「あいつはオンラインしないやつ」というキャラクターをチーム内に定着させています。

上司から明確に指示されたらそのときは使うつもりではいますが、上司も全く気にしていないようで、「なぜお前はいつもオフラインなんだ」とか聞かれたことは一度もありません。その代わり、メールや電話が来たときはすぐに反応するようにしています。

お互いを尊重できるチームならば気にすることもないのですが、僕は過去に時間泥棒と闘う中で徐々にチャットツールから離れていきました。

「あの資料の場所どこだっけ」くらいならば便利なツールだと思いますが、僕の場合はかなり初歩的なプログラミングのことを連日聞かれ、最初のうちはチームメイトが困っているのだからと対応していたのですが、こんなことをしているとあっという間に半日くらいなくなっていきます。

「これは何かがおかしい」と思い、僕はチャットツールを使うのをやめました。すると「チャットにサインインしてくれ」とメールで依頼してきたのですが、僕は断りました。「今忙しいから、どんなことをききたきのかメールにまとめてくれ。後で返信する。必要ならウェブ会議で相談しよう」と返しました。

すると大抵の場合、返事が来ないのです。おそらく自分の聞きたいことも整理できておらず、何を聞きたいかすら説明できないのでしょう。これは俗にいう「なにが分からないかすら分からない」状態ですが、それを認めずに隠そうとして、お人好しな人間を探してはウラで隠れて聞きにくるで余計にタチが悪く、こういう人と関わると自分の時間がいくらあっても足りないと悟りました。

僕自身も若い頃は「なにが分からないか分からない」状態の連続だったので気持ちはわかるのですが、幸い僕は「自分で乗り越えるべきハードル」と「他人に相談するべき問題」の選別はできていたらしく、なんとか凌ぐことができました。まあ僕の場合は大半のことが「自分で乗り越えるべきハードル」だったので、自分の時間をつぎ込んでカバーしていたのですが😅

もしあなたが理不尽な人たちと接していると思うのなら、理由を示して別のチャンネルに誘導するのも一つの手だと思います。

あなたがチームリーダーの立場ならば、いろいろな意見の違いを認めることで、「やるべきことさえやって入れば、細かいことは気にしない」というメリハリの効いたチーム文化を作れるかもしれません。

集中したいならオフライン

僕はプログラムを書いたりシステムの設計をするような仕事がメインなのですが、こうした仕事の場合、片手間に人と話しながらだと何一つ作業が進みません。逆に集中力を発揮できた数時間で一気に進捗するという感じなので、いかにしてこういう集中タイムを確保するかが重要になって来ます。

なのでチャットがピコピコとくるだけで集中力が大きく削がれます。「それはマルチタスクができないお前が悪い」なんていうかもしれませんが、僕は仕事はシングルタスクで一つずつ順番に片付ける方が効率がいいと思っています。

そのため、集中したいときはチャットはオフラインでメールも閉じてしまうのですが、職場によっては上司やチームの理解が必要になります。

「なんでお前だけいつもオフラインなんだ」とか「お前なんですぐに返事しないんだ。勤務中だろ?」とかいう人がいると一気に難易度が上がってしまいますからね。このあたりはチームと個人の仕事の種類にもよりますが、やはり個人の自由を尊重するのが成功の秘訣だと思います。

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ダメというなら常に取り込み中

もしオフラインがどうしてもダメだというのなら、「Busy(取り込み中)」というステータスを使用しましょう。

取り込み中にすると新着メッセージが来ても通知されなくなります。

もしも「お前だけなんでいつも取り込み中なんだよ。他のみんなは忙しくないとでも思ってんのか?」なんてイヤミを言われたら・・・その会社、または上司の下が最善の場所なのかを考えるべき時なのかもしれません・・・

定時になったら真っ先にオフ

最後のアドバイスになりますが、定時になったら仕事の途中でもオフラインにしましょう。

「まだみんなオンラインなのに自分だけ・・・」と罪悪感に感じるかもしれませんが、ワークライフバランスのためにも、ここは自分から率先してやっていきましょう。特にチームリーダーにはこれをお願いしたいと思います…自発的にオンラインのままにしておくのは、他人にもそれを強要したり誰が何時にオフラインになったとか監視をするようなやり方をしても何も生み出さないと思っていますので。

僕の仕事は残業代もなければ勤怠システムも自己申告なのであまり勤務時間を意識することもないのですが、それでも17時になったら何があろうとオフラインにします(最近はオンラインにすらならないことも多いですが)。ちなみにこの時間以降はメールへの返信もしません。仮に返信したいと思っても明日の朝まで返信しません。

人間はデジタル機器ではないので、こういうアナログな部分も大事にしないといけないと思います。

そうすることで仕事にも生活にもメリハリがつきますし、自分の中でも「時間内にこの仕事を終わらせる方法」を考えるようになります。

日本は生産性が低いなんていわれますが、これは諸外国との能力差などではなく、単純にムダな重荷を大量に背負っているからだと思っています。他人に厳しすぎること、必要以上の細部にこだわりすぎること、結果よりも過程を重視(大変じゃなければ仕事じゃないとか)など、多くの社会的な拘束があり、ここから解放されるには、身近なところからもっとルーズになるべきだと思っています。チャットツールはその一つで、こういうところから多様な働き方や個人を尊重する環境に変わったらいいなと思います。

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