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【ビジネス英語】教科書は教えてくれない実際に使えるメールの締めくくり表現

英語でメールを書くときは、書き出し、本文と続いてメールを締めくくるわけですが、締めくくりの際に定型的に使える便利な表現があります。これを知っておくと、お礼の気持ちを伝えたり返信を促したりと、コミュニケーションをスムーズにすることができます。

今回はそんな役立つ表現を紹介していきたいと思います。

締めくくりの定型表現

まずはメールの最後につける定型表現を見ていきましょう。

一番よく見るのは、RegardsまたはThanksをつけた表現です。

Hi John,

(本文)

Regards,
Hanako

Hi John,

(本文)

Thanks,
Hanako

これに関してはどちらでも問題ありません。

僕個人の体感値でいうと、アメリカの人はThanksを、イギリスの人はRegardsを好む傾向があったように感じますが、この辺りは完全に人によります。

イギリスということでいえば、RegardsやThanksの代わりに「Cheers」を使う人も一定数います。Cheersという言葉は、「乾杯ってなんていうんだっけ?」という感じで調べて覚えている方も多くいると思います。

イギリスではCheersは「ありがとう」という意味でも使いますし、電話の最後にCheersなんていうこともよくあります。同様にメールの最後にCheersと書いてくる人もいます。これはアメリカ人はまず使わない表現なので、アメリカ英語に軸を置いて英語を学んでいるという方は意味だけ頭に入れておけばいいと思います。

これらの表現には以下のようなバリエーションがあります。

Thanks and Regards,

Best Regards,

Kind Regards,

Many thanks,

Thx,

Rgds,

Ta,

一番最後の「ta」というのは、これまたイギリスでしか使われない表現で「ありがとう」という意味になります。

これを使うのはイギリス人の中でも一部の人だけだったり、イギリス人同士でしか使わない人もいたりという感じです。ノンネイティブの自分が使うには少し敷居が高いと思いました(笑)

以上が僕が仕事で英語のメールを見たり書いたりする中でよく使われると思う表現です。

最上級の丁寧語や、誰に対しても失礼のないフォーマルな表現というのも存在すると思いますが、ここでは同僚や、顧客であっても面識があり普段からやりとりをするような相手を想定しています。

ホテルや航空業界など、形式ばった丁寧なサービスを重視している業界であれば最上級の表現を使うのかもしれませんが、僕の場合はIT業界で、メールのほとんどは社内の同僚、それも日常的に一緒に仕事をしているチームメンバーとかそういう感じでした。顧客とのやりとりもありますが、百貨店の販売員と客のような関係ではなく、むしろ同僚に近いフラットな関係でした。そのような環境だったため、僕の紹介するビジネス英語は多少カジュアルな部分があるかもしれませんのでその点はご了承ください。

便利な表現集

ではここからは、締めくくりの表現の直前に使える便利な定型表現を紹介していきましょう。

Thanks in advance

これは何かをお願いして返信を期待しているときなどに使える表現です。

Any suggestions would be greatly appreciated

「ご意見、コメントをいただければ幸いです」

これもこちらが困っていて質問をして返信を期待しているときに使っています。

この表現は多少かしこまっていますが、

Any suggestions are welcome!

Any suggestions are appreciated.

Any suggestions?

なんて感じで、相手との間柄に応じて表現を崩していくこともできます。表現を崩すのはなにもこちらが上とかそういう意味だけではなく、親しみを込めることもできますので、臨機応変に使えるようになりたいものですね。

「... is appreciated」というのは「...に感謝します」という表現になります。辞書を見ると「評価する」という意味があるので、なんか上から目線な表現に感じられるかもしれませんが、ごく普通に使える表現です。

Suggestionsは提案ですが、似たような語としては

  • Thoughts  (考え)
  • Comments (コメント)
  • Feedback (フィードバック)
  • Insights (見識、洞察)

などがあります。いずれの場合も返信を促す効果に期待できます。

メールの返信がこない…

メールの最後に上のような表現をつけて返信を依頼してもまったく返信が返ってこないことはしょっちゅうあります。人によってはメールをろくに見ていない人もいれば、見たけど今の仕事とは関係ないから無視してしまう人も普通にいます。

「関係ないプロジェクトチームから仕事を振られても無視しろ」または「オレに転送しろ(=オレが突っぱねてやる)」という上司もいるので、これは当然の反応ともいえます。

そんなとき「メールをしたのに相手が返信をしない」と嘆いてもなにも始まりません。こんな時は何度か催促をしたり、その人の上司もCCに入れて、上司からその人に対して返信をするように指示してもらったり、必要であれば電話をかける、電話会議をスケジュールするなど、情報を求めている側からのアクションが必要となってきます。

Please let me know if you have any questions

「質問があればおしらせください」

似たような表現として

Feel free to contact me if you need anything.

Please let me know if anything is missing.

などがあります。

「feel free to ...」というのは便利な表現で「遠慮なく〜してください」という感じになります。

やはり内容が重要

以上、メールの締めくくりの定型表現を紹介してきましたが、やはり重要なのは伝えたい内容になると思います。

それらしいフレーズで飾っても内容のないメールはなんの意味もありません。逆に、あなたにしか書けない専門的な内容であれば、それがたどたどしい英語であっても相手は意味を斟酌しながら読んでくれますし、その上で質問があれば聞いてくれます。

またここで紹介した内容は、最上級の丁寧な表現ではなく、社内やある程度距離の近い顧客との間で使える適切なレベルの表現となっています。

大学教授や政治家、政府の要職者に講演を依頼する、不特定多数の顧客や報道各社に向けたメッセージを作成するなどの場合、ここで紹介した英語ではなく、やはり教科書的な英語の方が適切になると思います。英語に自信がない人にそのような役割を任せることは少ないかもしれませんが、そのような役を引き受けた場合には、実際の外国人の書いた文章をネットで探したりしながら状況に応じた文章を作成し、外国人にレビューをしてもらうのが有効であると思います。

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